Omdat ik ondernemers help om focus en structuur aan te brengen in hun werk denken veel mensen dat ik zelf super gestructureerd ben. Eigenlijk valt dat wel mee, al houd ik wel van structuur in mijn week en naar doelen toe werken. Veel ondernemers zijn echter bang dat structuur en werken met doelen ten koste gaat van hun creativiteit en flexibiliteit. Ze voelen weerstand. Terwijl ze eigenlijk toch ook wel graag ‘een beetje’ structuur en richting in hun bedrijf willen.
Mijn weekplanning als basis
Mijn belangrijkste planning is toch wel mijn weekplanning. Die gebruik ik elke dag. Mijn weekplanning bestaat uit een to do lijst met actiepunten, een weekoverzicht met voldoende invulruimte bij elke dag, en een weekevaluatie met vaste vragen over hoe mijn week verlopen is. In mijn weekoverzicht plan ik als eerste mijn vrije tijd. Als je niet begint je vrije momenten in te plannen zul je zien dat je geen vrije momenten overhoudt, is mijn ervaring. Vandaar dat ik als eerste vrije dagen, mijn yogales en privé-afspraken inplan.
Vervolgens vul ik mijn weekoverzicht aan met maximaal 3 taken per dag. Dat houdt het overzichtelijk en behapbaar. Ook houd ik ruimte voor kleine klusjes die ik er omheen plan, en voor onvoorziene taken. Het geeft meteen een tevreden gevoel als ik die drie taken afgerond heb, en ik ruimte heb om nog wat extra’s op te pakken. Want zo voelt het dan, dat ik wat extra’s kan doen. Dat voelt een stuk prettiger dan elke dag met een onvoldaan gevoel afsluiten omdat ik niet al mijn actiepunten af kan vinken.
Ik maak mijn weekplanning op papier. Dat werkt voor mij het prettigst. Zo ligt mijn planning altijd naast me op mijn bureau, en hoef ik geen ander scherm open te klikken om op mijn planning te kijken.
Jaardoelen stellen in een zakelijk jaarplan
Een ander belangrijk plan in mijn onderneming is mijn zakelijk jaarplan. In mijn jaarplan bepaal ik mijn jaardoelen en koers voor het hele jaar: mijn omzetdoel, welk aanbod ik ga verkopen en hoe ik dat ga doen (mijn marketing dus). Ook bepaal ik een jaarthema. Eén woord dat centraal staat in dat jaar. Dat woord levert mij altijd veel houvast en inspiratie op.
In het jaarplan werk ik het eerste kwartaal al concreet uit in een kwartaalplan. Ik bepaal drie doelen, en per doel koppel ik er drie acties aan. Zo ontstaat een praktisch stappenplan waarin meteen duidelijk is welke stappen ik moet zetten om mijn kwartaaldoelen te bereiken. Ik kan meteen aan de slag!
Ook maak ik een globale jaarplanning. Ik zoek een jaaroverzicht in maanden op internet, en vul daar alles in wat al vaststaat: vakanties, vrije dagen, de weken dat de kinderen bij mij zijn, mastermind-dagen en workshops die ik geef, trainingen die ik volg enz. Elk onderdeel heeft zijn eigen kleur. Een jaarplanning geeft overzicht, waardoor ik snel zie waar ik ruimte overhoud en waar ik te krap aan het plannen ben.
Vision board als plan vanuit je hart
Naast een plan vanuit mijn hoofd, mijn zakelijk jaarplan, maak ik ook een plan vanuit mijn hart. Dat doe ik in de vorm van een vision board. Een vision board helpt om je dromen en verlangens te realiseren. Door dromen en doelen op te plakken op een blanco vel papier, haal je ze als het ware naar de realiteit. Ik blader door tijdschriften, scheur plaatjes en teksten uit die me aanspreken, en plak die op een A3 vel.
Mijn vision board hangt het hele jaar naast mijn laptop. En dat het veel meer is dan wat mooi opgeplakte plaatjes merk ik het hele jaar door. Het zorgt voor houvast, focus en zet je onderbewuste aan het werk. En vaak zie je achteraf hoe raak de beelden en teksten waren die je een jaar eerder uitzocht. Heel bijzonder hoe dat werkt!
Later dit jaar, als mijn vision board workshop er aan komt in november (kijk hier voor de data), vertel ik je meer over de kracht van een vision board.
Elk kwartaal evalueren en reflecteren
Naast mijn weekplanning, jaarplan en vision board werk ik graag met kwartaalplannen. Het lukt vaak niet om in januari het hele jaar al te overzien en in te plannen. Door te werken met een kwartaalplan deel je het jaar op in overzichtelijke en behapbare delen.
Aan het eind van elk kwartaal kijk ik terug, en reflecteer ik. Wat ging er goed, en wat heb ik gerealiseerd? Wat kan er beter, en ga ik anders doen? Vervolgens kijk ik vooruit, en plan ik doelen (weer drie stuks) voor het nieuwe kwartaal. Waar ik vervolgens acties aan koppel.
Ik moet eerlijk zeggen dat ik meestal geen vier kwartaalplannen maak in een jaar. Het najaar, van september tot en met december, voelt voor mij als één kwartaal. Juli en augustus staat nu ik nog schoolgaande kinderen heb in het teken van zomervakantie. Dan plan ik niet al teveel.
Ik zorg er wel voor dat ik in juli uitgebreid terugkijk op het eerste half jaar. En dan al ga plannen voor na de zomervakantie. Dat lijkt altijd nog zo ver weg, maar mijn ervaring is elk jaar weer dat het zo september is. Hoe je halverwege het jaar effectief reflecteert en evalueert lees je in dit eerder verschenen blog.
Weerstand tegen doelen en structuur
Ik merk dat veel ondernemers een bepaalde weerstand voelen bij structuur aanbrengen in hun bedrijf. Ze hebben er een haat liefde verhouding mee, en zijn bang dat structuur en doelen stellen hun creativiteit en productiviteit belemmert. Zo was er in mijn mastermindgroep Koerskracht een deelnemer die een jaarplan van meer dan 10 A4-tjes had gemaakt. Dat werkte voor haar heel prettig, terwijl de andere ondernemers in de mastermindgroep het juist benauwd kregen van zo’n gedetailleerd plan.
Dat is ook precies de reden dat ik zoveel waarde hecht aan onderzoeken welke vorm van structuur, doelen stellen en plannen maken past bij een ondernemer. Ik merk dat veel ondernemers bij doelen stellen en planningen maken denken ‘dat moet ik dus ook op die manier gaan doen’. Terwijl de manier die geadviseerd wordt wel bij je moet passen. Misschien maak je liever een mindmap, moodboard of tekening van jouw ondernemerskoers voor de komende maanden. Of maak je allerlei schema’s in een bullet journal die je dagelijks afvinkt. Ook dat is natuurlijk helemaal prima. Een bepaalde vorm van structuur en richting in je bedrijf vinden de meeste ondernemers toch wel fijn.
En vaak heb je, zonder dat je het bewust door hebt, toch al een bepaalde structuur en bepaalde doelen in je bedrijf aangebracht. bepaalde doelen waar ze mee werkt. Bijvoorbeeld doordat je een duidelijke missie hebt waar je volledig voor gaat. Dat geeft al veel richting. Of je verstuurt regelmatig een nieuwsbrief, en plaatst berichten op social media. Dat doe je vast en zeker niet zomaar, maar met het doel zichtbaar zijn voor potentiële klanten. Ongemerkt werk je dus toch al met doelen, en zorgt dat voor houvast en een heldere ondernemerskoers.
Wat voor mij niet werkt qua structuur en doelen stellen
Wat voor mij in ieder geval niet werkt is om mijn weken per uur te plannen. Dat levert mij alleen maar onrust en stress op. Ik heb dan geen ruimte voor onverwachte taken die die dag binnenkomen en prioriteit hebben. Bovendien lopen taken vaak uit, en dat klopt meteen je hele dagplanning niet meer. Het betekent ook dat ik niet spontaan ja kan zeggen als een collega-ondernemer belt om even samen te lunchen. Het zou mijn werkplezier niet ten goede komen, ik zou geen dag met een voldaan gevoel afsluiten en het zou ten koste gaan van mijn creativiteit en motivatie. Dat werkt natuurlijk averechts.
Ik kijk vooral welke onderdelen ik wél gestructureerd wil hebben. Omdat het me helpt koers te houden en me productiever maakt. Maar ik wil ook ruimte hebben voor mijn ochtendritueel, ochtendwandeling of een spontaan rondje suppen midden op de dag omdat de zon opeens schijnt.
Tips voor een werkbare weekplanning en zakelijk jaarplan
Inzicht in je tijd door tijdschrijven
Wij mensen zijn van nature niet goed in onze tijd inschatten. We denken altijd dat we meer gedaan krijgen dan wat er mogelijk is, en dat ‘een mailtje sturen’ in twee minuten wel gedaan is. Ik herken het ook buiten mijn werk. Dan zeg ik tegen mijn kinderen dat ik ‘een kwartiertje’ weg ben om een boodschap te doen. Maar voordat ik mijn fiets heb gepakt en onderweg ben, zijn de eerste vijf minuten al voorbij. Dus dat kwartiertje wordt altijd langer. Goed om rekening mee te houden als je een werkbare weekplanning wil maken.
Om inzicht te krijgen in hoeveel tijd bepaalde taken kosten kun je eens een paar dagen tijdschrijven. Gewoon elk kwartier opschrijven waar je mee bezig bent. Dat levert altijd verrassende en waardevolle inzichten op.
Houd 20% van je dag vrij voor uitloop en onverwachte klussen
Herken je dat je je dagen altijd veel te vol plant? Een tip om wat meer lucht in je dag te houden is om 20% van je tijd leeg te houden in je weekplanning, voor onvoorziene taken en spoedklussen. 20% op een werkdag van acht uur is dus ruim 1,5 uur. De meeste mensen hebben er veel moeite mee om zoveel tijd vrij te houden op een dag. Probeer het eens, en kijk of het voor jou werkt.
Een inspirerende plek voor je zakelijk jaarplan
En wil je aan het eind van het jaar met je zakelijk jaarplan aan de slag? Ga dan even helemaal weg van je werkplek. Ik ga in december of januari altijd naar een vakantiehuisje om mijn jaarplan te maken. Even los van de dagelijkse beslommeringen de helikopterview pakken, het afgelopen jaar evalueren en plannen maken voor het nieuwe jaar. Dat werkt voor mij heel inspirerend.
Ontdek welke structuur en planning bij jou past
Gun jezelf de tijd om te onderzoeken welke manier van structuur en doelen stellen voor jou prettig werkt. Het duurt soms even voordat je dat ontdekt. Als je eenmaal jouw manier van plannen gevonden hebt, kun je die jaar in jaar uit gebruiken. En werkt jouw planning en structuur na een tijdje toch niet meer voor je? Dan pas je het gewoon aan.
Gratis werkboek In 5 stappen een succesvol najaar
Om je alvast op weg te helpen om met doelen aan de slag te gaan heb ik een werkboek gemaakt om in 5 stappen van jouw najaar een succes te maken. In dit werkboek deel ik een compleet stappenplan om jouw ondernemerskoers voor de komende maanden te bepalen. Stap voor stap vertel ik je hoe je concrete doelen formuleert. En hoe je behapbare acties aan je doelen koppelt. Zodat je direct aan de slag kunt! Vraag het werkboek hier direct gratis aan.